世の中いろいろ「電子化」が進んでいます。特に「電子帳簿保存法」が2022年1月から施行されることから2021年はこれらに向けた動きが多くありました。
そんな中、密かに行われている「生命保険控除証明書の電子化」というのがあります。電子帳簿保存法のあおりを受けたのかどうかは分かりませんが、各保険会社が続々とこのハガキの電子化を進めているようです。
ちなみに「生命保険控除証明書ってなんぞ？」という方はこちらをご覧ください。
毎年10月～11月頃に生命保険会社から送られてくるハガキで、12月頃になったら会社の総務部辺りから年末調整のめんどくさそうな紙と一緒に提出してやるアレです。
不用意に電子化をすると痛い目を見ます！
私も夏ごろに生命保険会社から「電子申請ができるようになります！」という案内を受けて、「システムやってるならデジタル化にチャレンジしてみよう！」とホイホイと電子申請に切り替えていましたが、興味本位だけで電子化すると痛い目を見ます。
今回は勝手に人柱になってしまったレポートです。
痛い目その1：ハガキが来なくて焦る
まずもって、電子化に切り替えたことで郵送をストップした為、当然のことながら10月頃に送られてくる控除証明書のハガキが来ません。
ハガキで来ていた時は、受け取ったときには「そんな季節か」と思いながら何気にしまっておくものの、実際年末調整の用紙が会社から配られた時に「あれ？確か来てたよね？しまってあるよね？」ってなりがちですが、電子化することでそんなお知らせも来ないので「あれっ？そういやハガキ来てない。え？なんで？」ってなります。
ほどなくしてから電子化していたことに気づいて、焦ってダウンロード方法に行き着く、という流れに。少なくとも私はなりました。
痛い目その2：勤務先が電子化してないと意味が無い
そもそもの話として、会社側が電子化をしていない限りデータで提出されても使えないので、従業員側がいくら電子化を進めても結局は紙で提出することになります。
ちなみに、電子化することによるメリットって何があるのか？ということですが思いつく限りではこんなところです。
- 控除証明書の紛失が無くなる
- 会社に電子データを送付することで提出が完了するので便利
- 電子データをそのままe-Taxに使用できるので年末調整の業務がスリム化する
しかし、このメリットも「会社側で電子申告に対応しているなら」という「条件付き」です。
国税庁では年末調整手続の電子化に向けた取組として、年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）を無料で配布しています。
しかし、国税庁のプログラムは全体的にXMLやCSVに登録データを落とし込んでおく運用が多いので、「次年度からは去年のデータを読み込めば入力の手間が省けます」とはいうものの、そのCSVファイルはスマホでどう管理するのか、という辺りが片手落ちのような気がします。
それに、e-Taxでもさんざんやられてきましたが、毎年利用方法が変わる、プログラムの中身が変わる、Java周りでエラーが起きやすい等々、宣伝しているほど便利ではない印象です。
使いづらいとはいえ、会社側は仕事なので頑張って対応すると思いますが、従業員側でも
- アプリのインストール
- CSVファイルを取り扱う
- 保険会社かマイナポータルからデータをダウンロードする
- 申請内容と電子データを会社へ送付する
最低でもこれが自分で出来ないと電子化できません。
その他、給与システムの従業員情報を利用できないので、名前などの基本情報を初年度は各自入力して、次年度までXMLファイルを保存しておく必要もあります。
もし会社で電子化に舵を切るなら国税庁のソフトではなく、年末調整電子化を盛り込んだ給与システムパッケージを選定することをお勧めします。
その辺りの突っ込んだ話はそのうち別トピックで取り上げることにして、今回は利用者側視点で。
痛い目その3：印刷までの道のりが長い
保険会社のサイトでは「印刷して提出することもできます」とあるので、ログインして証明書をダウンロードして印刷すればOKだろう、と思っていましたが、改めてよく読むと・・・
電子データは、国税庁ホームページで「QRコード付控除証明書」の形式に変換することで、印刷して確定申告や年末調整時に使用できます。
"国税庁ホームページで「QRコード付控除証明書」の形式に変換"というのがミソで、単純なダウンロードではありません。
- 自分でダウンロードしないといけないので、保険会社のHPにログインして電子発行の手続きを踏む
- 保険会社のHPからダウンロードしたXMLファイル自体は証明書に使えない。内容閲覧用のPDFも使えない。
- 証明書に使える状態にするには国税庁の「QRコード付き控除証明書ソフト」で変換をする必要がある。
- QRコード付き控除証明書ソフトのインストールはe-Tax(Web版)のアドインを流用しているので、e-Taxと同じ事前準備セットアップが必要
これでは手間が倍増どころの話ではないです。
まだ時間的に余裕があるなら「郵送で再発行」を選ぶのが一番楽ですが、締め切りが近くて今すぐにでも入手しなければならないなら電子発行→国税庁でpdf変換→印刷 という手間を踏むことになります。
しかも印刷した証明書はA4サイズなので、保険料控除申告書の裏に貼り付けるにはあんばいの悪いサイズ感で印刷されます。なので、ハガキサイズに慣れた給与担当のおねーさんから「え？何これ？」ってイヤな顔されることもあると思います。ってかされました。
手順その1：生命保険控除証明書を電子発行する
マイナポータルからダウンロードする方法
こちらで紹介しようと思ったのですが、あまりにも手順が多いので別記事にしました。
保険会社から電子発行した証明書を紙にする方法
「マイナンバーカード持ってない」とか「いらない」という方は各保険会社のHPから電子データをダウンロードすることになります。
保険会社からの電子発行方法
- 保険会社のHPにログイン
- 控除証明書電子発行のページに移動して、電子データをダウンロードする
証明書をダウンロードするだけの目的 なら連携等が必要ないのでマイナポータルを経由するよりこっちの方が断然お手軽だと思います。
手順その2：電子発行したデータを紙の証明書へ変換する
ダウンロードした電子データは国税庁の「 QRコード付証明書等作成システム 」だけでPDFファイルに変換することができます。
しかし、この国税庁のソフトというのがなかなかの曲者です。
結局、これも別トピックにした方が良いくらいのボリュームですのでこちらの記事をご覧ください。
まとめ：会社が電子化してないなら郵送が一番
結局普段より提出が遅れるわ、総務のおねーさんに手間をかけるわで生命保険控除証明書の自主的な電子化はいいことがありませんでした。
ここまで苦労して入手した控除証明書なのに提出すると、「え？なにこれ？」みたいな反応が返ってくるのが非常に浮かばれないので、来年からは郵送に切り替えました。
私が加入している保険会社のホームページには「来年度は郵送に切り替える」という設定があったので、即こちらに切り替えましたが、そのページを見ていて、そういえば「電子化に切り替えたら〇×をプレゼント！」って書いてたな、ってのを思い出しました。
結局モノに釣られてました。
けど、この時に何をもらったのか全く覚えてないです。結局切り替えのメリットといってもこんなもんです。
